Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Bereitstellung der Software-as-a-Service-Lösung „TimePlus“ (nachfolgend „Software“ oder „Plattform“) zwischen der [Firmenname des Betreibers] (nachfolgend „Anbieter“) und den Kunden der Plattform.
Wichtiger Hinweis: Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich ausgerichtete Gewerbetreibende, Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen (nachfolgend „Kunde“). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.
Gegenstand des Vertrages ist die zeitweise, entgeltliche oder im Rahmen von Testphasen/Free-Tarifen unentgeltliche Bereitstellung der Software zur Nutzung über das Internet (SaaS) sowie die Speicherung von Daten des Kunden auf Servern in Deutschland. Die Software umfasst Module zur Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung (HR-Portal), Klientenverwaltung und Disposition (Care-Portal) sowie ein digitales Fahrtenbuch (Fleet-Portal).
§ 2 Vertragsschluss, Registrierung und Testphase
Die Präsentation der Tarife auf der Webseite stellt kein rechtlich bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots dar.
Durch das Ausfüllen des Registrierungsformulars (Eingabe von Firmenname, Administrator-Daten, E-Mail-Adresse und Passwort) und das Klicken des Buttons „Jetzt registrieren“ gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrages ab. Der Vertrag kommt erst mit der Freischaltung des Workspaces durch den Anbieter oder durch eine explizite Bestätigungs-E-Mail zustande.
Der Anbieter stellt dem Kunden nach der Erstanmeldung eine kostenlose Testphase zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Testphase (sofern nicht anders vereinbart) oder bei Überschreitung der Nutzerlimits erfolgt eine Abrechnung nach dem vom Kunden gewählten kostenpflichtigen Abonnement-Modell (Free, Starter, Business, Professional, Enterprise). Für den Free-Tarif fällt kein Entgelt an, solange die Bedingungen (max. 2 Nutzer) eingehalten werden.
§ 3 Leistungsumfang, Verfügbarkeit und OSRM-Dienste
Der konkrete Leistungsumfang von TimePlus ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Funktionsbeschreibung des gewählten Tarifs.
Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 98,5 % im Jahresmittel. Ausgenommen hiervon sind notwendige, angekündigte Wartungsarbeiten sowie Ausfälle, die auf höherer Gewalt oder außerhalb des Machtbereichs des Anbieters liegenden Umständen beruhen (z. B. Störungen von Internet-Backbones). Für den Enterprise-Tarif gelten vorrangig individuell vereinbarte Service Level Agreements (SLA).
Im Care- und Fleet-Portal integrierte Routenprüfungen oder Kartendienste nutzen OSRM (Open Source Routing Machine). Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die jederzeitige absolute Genauigkeit, Aktualität oder fehlerfreie Darstellung von Verkehrs- und Routendaten.
§ 4 Pflichten des Kunden und Dateneingabe
Der Kunde ist verpflichtet, die Zugangsdaten zu seinem Workspace geheim zu halten und vor dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.
Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die rechtliche Zulässigkeit der von ihm und seinen Mitarbeitern eingepflegten Daten. Dies gilt insbesondere für:
die Erfassung von Beschäftigtendaten im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG),
die Erfassung sensibler Klienten- und Gesundheitsdaten gemäß Art. 9 DSGVO im Care-Portal,
die Aktivierung und Nutzung der GPS-gestützten Standorterfassung im Fleet-Portal (digitales Fahrtenbuch) bei seinen Mitarbeitern.
Der Kunde sichert zu, alle erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen (z.B. Einwilligung der Betroffenen, Betriebsvereinbarungen) für diese Datenverarbeitungen im Vorfeld eigenständig eingeholt zu haben.
§ 5 Besondere Bestimmungen für das digitale Fahrtenbuch (GoBD)
Das Fleet-Portal stellt die technischen Voraussetzungen für ein GoBD-konformes Fahrtenbuch bereit, indem Einträge nach der Erfassung nicht gelöscht (kein DELETE oder UPDATE), sondern Korrekturen ausschließlich als neue Datensätze (INSERT) mit einem lückenlosen Audit-Trail erfasst werden.
Der Anbieter schuldet jedoch keine steuerrechtliche Beratung. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße, zeitnahe, vollständige und inhaltlich korrekte Führung des Fahrtenbuchs zur Anerkennung durch das zuständige Finanzamt verbleibt vollumfänglich beim Kunden.
§ 6 Vergütung, Zahlungsbedingungen und Verzug
Die für die Nutzung von TimePlus anfallenden Gebühren richten sich nach dem gewählten Tarif und Abrechnungszeitraum (monatlich, halbjährlich oder jährlich). Alle auf der Webseite genannten Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
Die Vergütung ist jeweils im Voraus für den gewählten Abrechnungszeitraum zu entrichten.
Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Androhung per E-Mail und Ablauf einer angemessenen Frist den Zugang zum Workspace bis zum Ausgleich der offenen Forderungen temporär zu sperren. Die Pflicht des Kunden zur Zahlung der Vergütung bleibt hiervon unberührt.
§ 7 Vertragslaufzeit und Kündigung
Der Nutzungsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Laufzeit verlängert sich automatisch um den jeweils gewählten Abrechnungszeitraum (Monat, Halbjahr, Jahr), sofern der Vertrag nicht vor Ablauf des aktuellen Zeitraums gekündigt wird.
Die Kündigung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen über die Workspace-Einstellungen oder in Textform (z.B. per E-Mail) zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums erfolgen.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Parteien vorbehalten. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn der Kunde zahlungsunfähig wird oder schwerwiegend gegen seine vertraglichen Pflichten verstößt.
§ 8 Mängelhaftung und Haftungsbeschränkung
Der Anbieter haftet für Mängel der Software nach den gesetzlichen Bestimmungen der Miete (§§ 535 ff. BGB), wobei die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ausgeschlossen wird.
Für Schäden haftet der Anbieter bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit unbeschränkt. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht, sowie begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.
Für unentgeltlich bereitgestellte Tarife (Free-Abo) oder während einer kostenlosen Testphase ist die Haftung des Anbieters auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt von den vorstehenden Beschränkungen unberührt.
§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Die Parteien verpflichten sich, die Bestimmungen der DSGVO, des BDSG und des TDDDG einzuhalten.
Da der Anbieter im Rahmen der Erbringung seiner Leistungen personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (z.B. Mitarbeiterdaten, Klientendaten, Fahrtenbücher), schließen die Parteien zeitgleich mit dem Vertragsschluss eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.
§ 10 Schlussbestimmungen
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Geschäftssitz des Anbieters.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.