GoBD-konformes Fahrtenbuch führen
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch kann gegenüber der 1-%-Regelung bares Geld sparen – aber nur, wenn es lückenlos, zeitnah und unveränderbar geführt wird. Dieser Ratgeber zeigt die Anforderungen der Finanzverwaltung und eine praktische Checkliste.
Das Wichtigste in Kürze
- Lückenlos & zeitnah: Jede Fahrt zeitnah und vollständig erfassen – nachträgliche Sammeleinträge gelten nicht als ordnungsgemäß.
- Geschlossene Form: Das Fahrtenbuch muss manipulationssicher sein; Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.
- Alternative zur 1-%-Regel: Bei geringer Privatnutzung ist die Fahrtenbuchmethode oft günstiger.
- Pflichtangaben je Fahrt: Datum, Kilometerstände, Ziel, Zweck und Geschäftspartner – bei dienstlichen Fahrten.
1-%-Regelung oder Fahrtenbuch?
Wird ein Firmenfahrzeug auch privat genutzt, muss dieser geldwerte Vorteil versteuert werden. Dafür gibt es zwei Wege: die pauschale 1-%-Regelung (1 % des Bruttolistenpreises pro Monat) oder die Fahrtenbuchmethode, bei der die tatsächlichen Kosten anteilig nach privater und dienstlicher Nutzung angesetzt werden.
Faustregel: Je geringer die private Nutzung und je niedriger die tatsächlichen Kosten im Verhältnis zum Listenpreis, desto eher lohnt das Fahrtenbuch. Voraussetzung ist allerdings ein ordnungsgemäßes, also GoBD-konformes Fahrtenbuch.
Was „GoBD-konform" konkret bedeutet
Die Finanzverwaltung erkennt ein Fahrtenbuch nur an, wenn es bestimmte Grundsätze erfüllt:
- Lückenlosigkeit: alle Fahrten, fortlaufend und vollständig.
- Zeitnähe: Einträge zeitnah zur Fahrt, nicht rückwirkend gesammelt.
- Geschlossene Form & Unveränderbarkeit: nachträgliche Änderungen dürfen nicht unbemerkt möglich sein; bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen Änderungen protokolliert werden.
- Vollständige Angaben je dienstlicher Fahrt (siehe Checkliste).
Ein loses Excel-Sheet, das sich jederzeit ändern lässt, genügt diesen Anforderungen in der Regel nicht.
Checkliste: Pflichtangaben je Fahrt
Für jede dienstliche Fahrt gehören ins Fahrtenbuch:
- Datum der Fahrt,
- Kilometerstand zu Beginn und Ende,
- Reiseziel (und ggf. Reiseroute bei Umwegen),
- Reisezweck,
- aufgesuchter Geschäftspartner/Kunde.
Für private Fahrten genügt die Angabe der gefahrenen Kilometer; Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert vermerkt.
Digital führen – besonders im Pflege- und Betreuungsdienst
Gerade Dienste mit vielen Fahrten zu Klienten profitieren von einem digitalen Fahrtenbuch: Fahrten entstehen direkt aus dem Einsatz, werden manipulationssicher gespeichert und lassen sich als PDF/CSV für Steuerberater und Buchhaltung exportieren. Mehr dazu auf der Seite Fahrtenbuch Pflegedienst.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch gegenüber der 1-%-Regelung?
Tendenziell bei geringer Privatnutzung und niedrigen tatsächlichen Kosten im Verhältnis zum Bruttolistenpreis. Ein Vergleich beider Methoden lohnt sich.
Was macht ein Fahrtenbuch GoBD-konform?
Es muss lückenlos, zeitnah, in geschlossener Form und unveränderbar geführt werden – mit vollständigen Angaben je dienstlicher Fahrt.
Reicht ein Excel-Fahrtenbuch?
In der Regel nicht, weil sich Einträge jederzeit unbemerkt ändern lassen. Gefordert ist Manipulationssicherheit bzw. eine protokollierte Änderbarkeit.
Welche Angaben muss jede dienstliche Fahrt enthalten?
Datum, Kilometerstände zu Beginn und Ende, Ziel, Zweck und den aufgesuchten Geschäftspartner.
Darf ich Einträge später nachtragen?
Einträge müssen zeitnah erfolgen. Nachträgliche Sammeleinträge gefährden die Anerkennung; Korrekturen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
Bereit, es einfacher zu machen?
TimePlus bündelt Planung, Zeiterfassung, Nachweise und Abrechnung in einer Plattform.
Kostenlos testen